Административные расходы: что это такое и какие бывают примеры?

Административные расходы — это расходы, которые организация несет, но которые не связаны напрямую с ее основной деятельностью, такой как производство, сбыт или продажи. Эти накладные расходы относятся к организации в целом, а не к отдельным отделам или подразделениям.

Ключевые моменты

• Административные расходы — это затраты, которые необходимы для функционирования бизнеса, но не связаны напрямую с производством конкретного продукта или услуги.
• Необходимый уровень административных расходов всегда будет существовать как неотъемлемая часть операционной деятельности.
• Административные расходы часто первыми попадают под сокращение бюджета, поскольку они не оказывают прямого влияния на основные бизнес-функции компании.
• Руководство может распределять административные расходы по своим подразделениям на основе процента от выручки, расходов или других показателей.

Понимание административных расходов

Административные расходы могут включать в себя зарплаты высшего руководства и расходы, связанные с общими услугами или поставками, например, юридические, бухгалтерские, канцелярские работы и информационные технологии. Эти расходы, как правило, не связаны напрямую с производством товаров или услуг компании и обычно исключаются из валовой прибыли.

Компании несут административные расходы для выполнения основных операций (например, администрирования заработной платы или льгот по медицинскому страхованию), повышения контроля и эффективности и/или соблюдения законов и нормативных актов. В отчете о прибылях и убытках административные расходы отображаются ниже себестоимости проданных товаров (COGS) и могут быть представлены в совокупности с другими расходами, такими как общие или коммерческие расходы.

Некоторые административные расходы являются фиксированными по своей природе, поскольку они возникают как часть основы операционной деятельности. Эти расходы будут существовать независимо от уровня производства или продаж. Другие административные расходы являются полупеременными. Например, предприятие всегда будет использовать минимальный уровень электроэнергии для освещения.

Поскольку предприятие может сократить административные расходы без прямого влияния на продаваемый или производимый продукт, эти расходы, как правило, первыми подлежат сокращению бюджета. Руководство заинтересовано в поддержании низкого уровня административных расходов по отношению к другим расходам, поскольку это позволяет компании более эффективно использовать кредитное плечо. Коэффициент соотношения выручки к административным расходам помогает компаниям оценить, какая часть выручки от продаж направляется на покрытие административных расходов.

Компании могут вычитать из своих налоговых деклараций административные расходы, которые являются разумными, обычными и необходимыми для ведения бизнеса. Эти расходы должны быть понесены в ходе обычной хозяйственной деятельности и вычтены в том году, в котором они были понесены.

Другие виды административных расходов

• Заработная плата и льготы определенных сотрудников, таких как бухгалтерский и ИТ-персонал, считаются административными расходами.
• Все вознаграждения и льготы руководителей считаются административными расходами.
• Аренда зданий, страховка, подписки, коммунальные услуги и канцелярские принадлежности могут быть классифицированы как общие расходы или административные расходы.
• В зависимости от актива, который амортизируется, расходы на амортизацию могут быть классифицированы как общие, административные или коммерческие (маркетинговые) расходы.
• Организации могут также включать в состав административных расходов консультационные и юридические сборы.
• Однако расходы на исследования и разработки (НИОКР) не считаются административными расходами.

Чтобы получить полную картину расходов, связанных с деятельностью определенных подразделений, компания может распределять административные расходы по каждому из своих отделов на основе процента от выручки, расходов, площади или других показателей. Внутри компании это позволяет руководству принимать решения о расширении или сокращении отдельных подразделений.

Пример административных расходов

Например, если компания XYZ тратит 4000 долларов в месяц на электроэнергию и регистрирует это как административные расходы, она может распределить эти расходы в соответствии с площадью, которую занимает каждый отдел. Предположим:

• Производственный цех — 2000 квадратных футов
• Цех по изготовлению — 1500 квадратных футов
• Бухгалтерия — 750 квадратных футов
• Отдел продаж — 750 квадратных футов

Компания занимает 5000 квадратных футов. Счет за электроэнергию может быть распределен следующим образом:

• Производство: 1600 долларов или (2000 / 5000) x 4000 долларов
• Изготовление: 1200 долларов или (1500 / 5000) x 4000 долларов
• Бухгалтерия: 600 долларов или (750 / 5000) x 4000 долларов
• Продажи: 600 долларов или (750 / 5000) x 4000 долларов